Microsoft Excel 2007 में होम टैब (Home Tab) सबसे प्रमुख टैब है, जो स्प्रेडशीट के निर्माण और संपादन के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करता है। यह टैब विभिन्न समूहों (Groups) में विभाजित है, जिनमें संबंधित कमांड्स शामिल हैं। आइए प्रत्येक समूह और उनके फ़ंक्शंस पर विस्तार से चर्चा करें:
MS Excel में Home Tab एक डिफ़ॉल्ट टैब होता है। जो यूजर को सबसे अधिक उपयोग किये जाने वाले Commands/ControIs तक पहुँच प्रदान करता है।
समान्यतः जब आप MS Excel ओपन करते है, तो Home Tab डिफॉल्ट रूप से ओपन रहती है। हालांकि आप Menu Bar में Home पर क्लिक करके भी इसे एक्सेस कर सकते है।
1 Clipboard
इस ऑप्शन के अंतर्गत कट कॉपी पेस्ट और फॉर्मेट पेंटर मौजूद है जिसमें इनका अलग-अलग कार्य है जोकि निचे विस्तार पूर्वक पढ़ सकते है।
Cut कट इसके माध्यम से किसी भी टेक्स्ट, पिक्चर या शेप को कट करके क्लिपबोर्ड में रखा जा सकता है जिसको पेस्ट करके एमएस वर्ड में इंसर्ट किया जा सकता है कट किया हुआ शेप पिक्चर या टेक्स्ट सिलेक्ट रहना चाहिए और यह कट कटने पर वहां से हटकर क्लिपबोर्ड में चला जाता है।
Copy किसी भी टेक्स्ट सेप या पिक्चर को कॉपी करने से पहले सिलेक्ट रहना चाहिए जिसे कॉपी करने पर क्लिपबोर्ड में चला जाता है और यह पेज पर भी मौजूद रहता है और आपके क्लिपबोर्ड में भी आ जाता है जिसे पेस्ट के दौरान पेज पर लाया जाता है।
Paste उपरोक्त कट या कॉपी किया हुआ कोई भी टेक्स्ट पिक्चर या सेप टेस्ट करने के लिए प्रयोग किया जाता है पेस्ट के अंदर पेस्ट स्पेशल भी मौजूद है जो किसी अन्य सॉफ्टवेयर से कॉपी किया हुआ कोई भी ऑब्जेक्ट टेक्स्ट या सेप पेस्ट किया जाता है पेस्ट अस हाइपरलिंक हाइ़पटलिंक की तरह पेस्ट करने के लिए प्रयोग किया जाता है।
Format Painter फॉर्मेट पेंटर ऐसा टूल है जो बहुत ही उपयोगी होता है इसके माध्यम से सिर्फ टेक्स्ट के अंदर फॉर्मेटिंग को कॉपी कटने के लिए प्रयोग किया जाता है जिससे आपकी काम करने की स्पीड बढ़ जाती है। इसमें यदि आपको बार-बार किसी टेक्स्ट को एक ही तरह करने के लिए फॉन्ट बदलना पड़ता हो कलर चेंज कटना पड़ता हो साइज बदलना पड़ता हो तो ऐसे स्थित में मुक्ति पा सकते हैं, जिस फॉर्मेट में आपको सभी टेक्स्ट करना हो या कुछ ही हिस्सा कटना हो तो पहले जिस तरह का कटना हो उसे थोड़ा सा सिलेक्ट कटने के बाद फॉर्मेट पेंटर पर क्लिक कटना है। जैसे ही क्लिक करते है आप कर्सर एक ब्रश की तरह बन जाएगा और टेक्स्ट सेलेक्ट करने पर सेम वैसे ही फॉर्मेट सिलेक्शन किए हुए टेक्स्ट पर आ जाएगा । इसे आप शॉर्टकट कीय से भी कर सकते है, इसके लिए आपको टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के बाद formatting को कॉपी कटने के लिए ctrl + shift + c का प्रयोग कटना होगा उसके बाद इस formatting को लगाने के लिए टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के बाद ctrl + shift + v का प्रयोग करना होगा, यदि आप एक बार formatting को कॉपी कर लेते है तो इसे कई बार इस्तेमाल कर सकते है।
2 Font Dialog Box
इस डायलॉग बॉक्केस अंतर्गत फोंट बदलने फोंट स्टाइल जैसी बोल्ड इटैलिक अंडटलाइन करने फोंट का साइज बढ़ाने घटाने फोंट कलर बदलने और अंडर लाइन कलर बदलने के लिए ऑप्शन दिया हुआ है । जिसे आप विस्तारपूर्वक निचे पढ़ सकते है ।
- Font इसकी मदद से सेलेक्ट किया हुआ टेक्स्ट या पैराग्राफ का स्टाइल बदलने के लिए प्रयोग करते हैं ।
- Font Size इसका प्रयोग टेक्स्ट की साइज को छोटा और बड़ा करने के लिए प्रयोग करते हैं अगर किसी सिंगल पैटाग्राफ या वर्ड को छोटा था बड़ा कटने के लिए प्रयोग कटना चाहते हैं तो पहले उसे सेलेक्ट अवस्था में कर ले उसके बाद ही फोंट साइज बदले ।
- Bold Ctrl+B सेलेक्ट किए हुए टेक्स्ट को मोटा करने के लिए प्रयोग करते हैं।
- Italic Ctrl+I सेलेक्ट किए हुए टेक्स्ट को तिरछा करने के लिए प्रयोग करते हैं।
- Underline Ctrl+U सेलेक्ट किए हुए टेक्स्ट को अंडटलाइन कटने के लिए प्रयोग कटते हैं।
- Borders/Draw Borders इसके माध्यम से आप अपने एक्सेल शीट में बॉर्डर लगा सकते है, इसे लगाने से आपके शीट का रो और कॉलम प्रिंट प्रीव्यू में दिखने लगता है यानि यह प्रिंट भी होगा, यदि आप बॉर्डट नहीं लगते है तब आपका पेज एक सादे पेज के तरह प्रिंट होगा।
- Borders:- इसमें आपको कई विकल्प जैसे Botttom Border, Top Border, Left Border, Right Border, No Border, All Borders, Outside Borders आदि मिलते है, जिनके द्वारा आप अपनी आवश्यकतानुसार Cells में बॉर्डर डाल सकते है1
- Draw Border:- यह एक्सेल शीट में Cells पर बॉर्डर डालने हेतु शॉर्टकट टूल है। इस टूल के द्वारा केवल एक Cell में बॉर्डर डाल सकते है। यदि एक से अधिक Cell में बॉर्डर डालने हेतु इस शॉर्टकट टूल का उपयोग किया जाता है तो Cells में केवल आउटसाइड बॉर्डर डलती है।
- Draw Border Grid:- यह विकल्प भी एक्सेल शीट में Cells पर बॉर्डर डालने हेतु शॉर्टकट टूल है। इस विकल्प का उपयोग एक से अधिक Cell पर करने पर आउटसाइड बॉर्डर के साथ-साथ इन्साइड बॉर्डर भी डाली जा सकती है।
- Erase Border:- इस विकल्प के द्वारा आप एक्सेल शीट में Cells पर डाली गई बॉर्डर को हटा सकते है।
- Line Color:- इस विकल्प के द्वारा आप एक्सेल शीट में Cells पर डाली गई बॉर्डर के कलर को बदल सकते है।
- Line Style:- इस विकल्प के द्वारा आप एक्सेल शीट में Cells पर डाली गई बॉर्डर को अलग-अलग स्टाईल दे सकते है।
- Fill Color इसकी मदद से सिलेक्ट किए हुए सेल में कलर भरने के लिए प्रयोग करते है यदि आप एक साथ कई रो और कॉलम सेलेक्ट करके भरते है तब भी आपका फिल हो जायेगा।
- Font Color इसके मदद से सेलेक्ट किए हुए टेक्स्ट या पैटाग्राफ को किसी भी रंग में करने के लिए प्रयोग करते हैं।
3 Alignment
इसके अन्दर आपको 9 आप्शन मिलेंगे जो की सिर्फ एलाइनमेंट से सम्बंधित है विस्तारपूर्वक निचे पढ़े-
- Top Align इस विकल्प का प्रयोग सेल में लिखे हुए टेक्स्ट को टॉप अलाइन यानि वर्टीकल में सबसे ऊपर।
- Middle Align इसके माध्यम से सेल में लिखे हुए टेक्स्ट को वर्टीकल के अनुसार सेण्टर में करने के लिए प्रयोग कटते है।
- Bottom Align इस विकल्प का प्रयोग सेल में लिखे हुए टेक्स्ट को बॉटम अलाइन यानि वर्टीकल में सबसे निचे कटने के लिए प्रयोग कटते है।
Orientation सेल में लिखे गए टेक्स्ट को अलग अलग एंगल में सेट करने के लिए प्रयोग करते है |
- Align text Left इस आप्शन के माध्यम से सेल में लिखे हुए टेक्स्ट को लेफ्ट साइड में कटने के लिए प्रयोग करते है हालाँकि लेफ्ट साइड पहले से ही सेट रहता है।
- Center इस आप्शन के माध्यम से सेल में लिखे हुए टेक्स्ट को सेण्टर में करने के लिए प्रयोग करते है
- Align text Right इस आप्शन के माध्यम से सेल में लिखे हुए टेक्स्ट को राईट साइड में करने के लिए प्रयोग करते है।
- Increase Indent / Decrease Indent इसके मदद से आप अपने एक्सेल में डंडेंट को घटाने, बढ़ाने के लिए प्रयोग करते है, यह लेफ्ट साइड से स्पेसिंग बढ़ता है इसे आप MS Word में लैटर लिखते समय जरर प्रयोग किए होंगे
- Wrap Text इसका आप्शन के मदद से आप अपने सेल में लिखे हुए टेक्स्ट को multiple लाइन्स में दिखने के लिए प्रयोग करते है, जब कोई टेक्स्ट सेल विड्थ से ज्यादा लम्बा होता है तब इस आप्शन का प्रयोग करते है जिससे की टेक्स्ट व्रैप होकर अपने आप दुसरी लाइन जेनेरेट करके उसमे दिखने लगता है
Merge & Center इस आप्शन के अन्दर 4 आप्शन मिलेंगे जो निम्नलिखित है-
- Merge & Center मर्ज का काम है कई सारे सेल को एक बनाना हो, और सेण्टर का काम है आपके टेक्स्ट अलाइन को सेण्टर करना, इसमें दोनों विकल्पों का प्रयोग एक बार में ही हो रहा है
- Merge Across इस आप्शन से भी मर्ज किया जाता है लेकिन इसमें थोडा अंतर है, जब आप इस आप्शन का प्रयोग करेंगे तब यह बाएँ से दाएं के तरफ ही मर्ज होगा ना की पूरा सिलेक्शन Note इसका प्रयोग सिर्फ बाएँ से दाएं की तरफ सेल को मर्ज कटने के लिए प्रयोग करते है इसमें उपर से निचे मर्ज नहीं होता है
- Merge Cell इसका प्रयोग भी मर्ज एंड सेण्टर की तरह है लेकिन यह सिर्फ मर्ज होगा अलाइन नहीं बदलेगा, पहले वाले आप्शन में अलाइन सेण्टर भी हो जाता था लेकिन इसमें नहीं
- Unmerge इसका प्रयोग किसी भी तरह से मर्ज किये हुए सेल को अनमर्ज कटने के लिए प्रयोग करते है
4. Numbers Option:-
यह विकल्प एक्सेल शीट में कार्य करने हेतु बहुत ही आवश्यक है। कई बार हमें एक्सेल शीट की किसी सेल में नंबर डाटा डालना होता है, तो कई बार दिनांक डालनी होती है।
इस प्रकार हमे कार्य करने हेतु अलग-अलग प्रकार के डाटा फार्मेट की आवश्यकता होती क्योंकि दिनांक को अलग प्रकार से लिखते है, नंबर को अलग प्रकार से, तथा समय अलग प्रकार से लिखते है।
इस विकल्प के माध्यम से आप सेल्स को अलग-अलग प्रकार से फार्मेट कर सकते है, कि किस सेल में नंबर फार्मेट डाटा आए और किस सेल का डाटा दिनांक फार्मेट में आए।
इसमें निम्न प्रकार के डाटा फार्मेट मिलते है:- Generl, Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific, Text, Special, Custom आदि
5. Styles Option:-
इस विकल्प के द्वारा एक्सेल शीट में सेलों को विभिन्न प्रकार से स्टाईल कर सकते है। इसमें निम्न विकल्प मिलते है:-
a. Cell Style:-
इस विकल्प के माध्यम से एक्सेल शीट में सेल को पहले से दी हुई विभिन्न स्टाईल का उपयोग करके डिजाईन किया जा सकता है, जैसे सेल का कलर, सेल के डाटा का कलर, सेल की बॉर्डर आदि।
साथ ही अपनी आवश्यकतानुसार नई स्टाईल भी बना सकते है।
एक्सेल शीट में सेल पर होने वाले विभिन्न कार्यो के लिए क्लिक करें।
b. Conditional Formatting Option:-
कई बार हमें एक्सेल शीट के सेल्स को अलग-अलग डिफाईन करना होता है।
जैसे यदि हमारा डाटा नंबर से संबंधित है जिसमें 1 से लेकर 100 तक नंबर और हम चाहते है कि 10 से ज्यादा बड़ा नंबर हो उस सेल का कलर अलग हो तथा 50 से ज्यादा बड़ा नंबर हो उस सेल का कलर अलग हो तो यह कार्य हम Conditional Formatting का उपयोग करके कर सकते है।
इसमें आपको सेल्स को फार्मेट करने हेतु विभिन्न प्रकार की कंडिशन मिलती है, जिनका उपयोग करके आप आसानी से सेल्स को फार्मेट कर सकते है।
| Highlight Cells Rules | Top/Bottom Rules | Data Bars | Color Scales | Icon Sets |
c. Table Option:-
सामान्यत: एक्सेल फाईल की शीट टेबल फार्म में होती है, लेकिन आप अपनी आवश्यकतानुसार Cells को भी पहले से दिए हुए टेबल टेम्प्लेट़स के द्वारा टेबल के रूप में डिजाईन कर सकते है अथवा अपनी आवश्यकतानुसार नई टेबल स्टाईल/डिजाईन कर सकते है।
जिससे आपकी एक शीट में एक से अधिक टेबल को अलग-अलग डिजाईन तथा फार्मेट में बनाया जा सकेगा। इस विकल्प पर क्लिक करने पर आपसे टेबल हेतु सेल्स की रेंज के लिए पूछा जाएगा, आप जितनी सेल्स की टेबल बनाना चाहते है, उन्हें सेलेक्ट करें तथा ok पर क्लिक करें।
Cells Option:-
इस विकल्प में एक्सेल शीट तथा शीट के सेल्स को फार्मेट करने, नई सेल्स व शीट इन्सर्ट करने, सेल्स तथा शीट डेलेट करने आदि कार्य करने हेतु विकल्प मिलते है:-
a. Insert:- इस विकल्प के द्वारा नई सेल अथवा नई शीट जोडने का कार्य किया जाता है।
- Insert Cell:- इस विकल्प के द्वारा नई सेल इन्सर्ट की जा सकती है।
- Insert Sheet:- इस विकल्प के द्वारा नई शीट इन्सर्ट की जा सकती है।
- Insert Sheet Rows:- इस विकल्प के द्वारा नई रो इन्सर्ट की जा सकती है।
- Insert Sheet Columns:- इस विकल्प के द्वारा नया कॉलम इन्सर्ट किया जा सकता है।
b. Delete:- इस विकल्प के द्वारा सेल अथवा शीट को डेलेट किया जा सकता है।
- Delete Cell:- इस विकल्प के द्वारा सेल डेलेट की जा सकती है।
- Delete Sheet:- इस विकल्प के द्वारा शीट डेलेट की जा सकती है।
- Delete Sheet Rows:- इस विकल्प के द्वारा रो डेलेट की सकती है।
- Delete Sheet Columns:- इस विकल्प के द्वारा कॉलम डेलेट किया जा सकता है।
c. Format:- इस विकल्प के द्वारा सेल के साइज, विजिबिलिटी तथा प्रोटेक्शन आदि को फार्मेट किया जा सकता है।
- Cell Size:- इस विकल्प के द्वारा सेल (रो तथा कॉलम) की Height & Width को बदला जा सकता है।
- Row Height:- इस विकल्प के द्वारा सेल अथवा रो की हाइट को बदला जा सकता है।
- AutoFit Row Height:- इसका चयन करने रो की हाइट सेल के डाटा के अनुसार AutoFit हो जाती है।
- Column Width:- इस विकल्प के द्वारा सेल अथवा कॉलम की Width को बदला जा सकता है।
- AutoFit Column Width:- इसका चयन करने कॉलम की Width सेल के डाटा के अनुसार AutoFit हो जाती है।
- Default Width:- इस विकल्प के द्वारा सभी सेल्स के कॉलम की Default Width को बदला जा सकता है।
- Visibility:- इस विकल्प के द्वारा एक्सेल शीट में किसी रो अथवा कॉलम को Hide अथवा Unhide कर सकते है। साथ ही आप एक्सेल फाईल की किसी शीट को भी Hide अथवा Unhide कर सकते है।
- Organize Sheets:-इस विकल्प के द्वारा एक्सेल फाईल की शीट को Organize किया जा सकता है।
- Rename Sheet:- इसके द्वारा एक्सेल फाईल की किसी शीट का नाम बदला जा सकता है।
- Move or Copy Sheet:-इसके द्वारा एक्सेल फाईल की शीट को कॉपी किया जा सकता है अथवा उसे एक जगह से दूसरी जगह मूव किया जा सकता है।
- Tab Color:-इस विकल्प के द्वारा एक्सेल फाईल की शीट का टेब कलर (जहां बांयी ओर नीचे शीट का नाम दिखाई देता है) को बदला जा सकता है।
Protections Option:-
इस विकल्प के द्वारा एक्सेल फाईल की किसी शीट अथवा सेल को प्रोटेक्ट किया जा सकता हैा
- Protect Sheet:- इस विकल्प के द्वारा एक्सेल फाईल की किसी शीट में पासवर्ड डाल सकते है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर शीट में कोई बदलाव करने हेतु आपको पासवर्ड डालना होता है। इस प्रकार आप शीट को अनचाहे बदलाव से प्रोटेक्ट कर सकते है।
- Lock Cell:- यदि आपने एक्सेल शीट को पासवर्ड प्रोटेक्टेड किया है, तो आप इस विकल्प का उपयोग कर सकते है। इस विकल्प के द्वारा पासवर्ड प्रोटेक्टेड की गई एक्सेल शीट की एक या एक से अधिक सेल्स को लॉक अथवा अनलॉक कर सकते है।
जिससे शीट का पासवर्ड डाले बिना ही अनलॉक की गई सेल्स के डाटा को बदला जा सके।
Editing Option:-
इस विकल्प के द्वारा एक्सेल शीट के सेल डाटा को एडिट, क्लियर व फाइंड किया जा सकता है:-
a. Sum:-
एक्सेल शीट में कार्य करते समय हमें डाटा पर फार्मुला लगाने की सुविधा मिलती है।
इसके लिए हमें फार्मुला बार मिलती है, साथ ही अलग-अलग प्रकार के फार्मुला हेतु एक मुख्य विकल्प मेन्यू Formulas मिलता है।
एक्सेल शीट में कुछ फार्मुला जैसे Sum, Count Number, Maximum, Minimum, Average आदि की आवश्यकता अधिक होती है,
ऐसे में इस विकल्प के द्वारा इन फार्मुला के लिए शॉर्टकट की उपलब्ध कराया गया है।
जिसके द्वारा आप इन फार्मुला को आसानी से उपयोग कर सकते है।
इसके अलावा More Formula विकल्प के द्वारा दूसरे फार्मुला भी उपयोग कर सकते है।
b. Fill:-
एक्सेल शीट में कार्य करते समय कई बार हमें नंबर की सीरीज जैसे 1 से लेकर 20 तक डालनी होती है। आपको यह नंबर एक-एक करके डालने की आवश्यकता नहीं है,
इस विकल्प के द्वारा आप अपनी आवश्यकतानुसार रो अथवा कॉलम में नंबर सीरीज डाल सकते है।
c. Clear:-
इस विकल्प के द्वारा एक्सेल शीट में उपयोग की गई फार्मेटिंग, फार्मुला एवं कंटेंट डाटा को क्लियर किया जा कसता है।
d. Sort & Filter:-
इस विकल्प के द्वारा आप डाटा को Sort अथवा Filter किया जा सकता है।
Sort :- एक्सेल शीट में कई बार हमें डाटा को एक सीरीज जैसे घटते क्रम अथवा बढते क्रम में व्यवस्थित करना होता है, अथवा अंग्रेजी के अल्फाबेट के क्रम A to Z अथवा Z to A में व्यवस्थित करना होता है, यह कार्य हम Sort विकल्प के द्वारा कर सकते है। इस विकल्प में आपको अपनी आवश्यकतानुसार डाटा को Sort करने के लिए Custom Sort का विकल्प मिलता है।
Filter:- एक्सेल शीट में कार्य करते समय कई बार एक शीट में बहुत अधिक डाटा होता है, ऐसे में यदि हमे कोई चुनिंदा डाटा देखना होता है, तो हम डाटा को फिल्टर विकल्प का उपयोग करके देख सकते है। जैसे यदि एक्सेल शीट में एक वर्ष के बारह महिनो का डाटा है, और आप चाहते है, कि केवल किसी एक महिने का ही डाटा देखे तो आप फिल्टर विकल्प का उपयोग कर सकते है।
e. Find & Replace:-
इस विकल्प के द्वारा एक्सेल शीट में डाटा को ढूंढा जा सकता है, उसे किसी अन्य डाटा से बदला जा सकता है, साथ ही एक सेल से दूसरी सेल, एक रो से दूसरी रो आदि में जाया जा सकता है।
a. Find :–
इस विकल्प के द्वारा एक्सेल वर्कबुक अथवा शीट में डाटा का ढूंढा जा सकता है।
Find What विकल्प में दिया गया टैक्स्ट मेच होने पर कर्सर उस टैक्स्ट पर पहुंच जाता है तथा मेच होने वाला टैक्स्ट हाइलाईट हो जाता है।
इस विकल्प पर क्लिक करने पर एक नया डॉयलॉग बॉक्स खुलता है। इसमें आपको निम्न विकल्प मिलता है:-
- Find What:- इस विकल्प में वह टैक्स्ट डालना होता है, जिसे ढूंढना है।
- Within:- एक्सेल शीट में एक से अधिक शीट हो सकती है, ऐसे में आप चाहे तो Find What में दिए गए टैक्स्ट को किसी एक शीट में ढूंढ सकते है, अथवा पूरी एक्सेल वर्कबुक में ढूंढ सकते है।
- Search:- इस विकल्प में आप यह सेट कर सकते है, Find What में दिए गए टैक्स्ट की सर्च रो में करनी है अथवा कॉलम में।
- Look in:- इस विकल्प में आप यह सेट कर सकते है, कि Find What में दिए गए टैक्स्ट को Comments, Value अथवा Formula में सर्च करना है।
- Find Next:-इस विकल्प के द्वारा आप अगले टैक्स्ट को ढूंढ सकते है।
- Find All:- इस विकल्प के द्वारा Find What में दिए गए टैक्स्ट से मेच होने वाले सारे टैक्स्ट को एक साथ ढूंढा जा सकता है।
- Match Case:- इस विकल्प के चेक बॉक्स पर क्लिक करने Find What में डाले गए टैक्स्ट के केस के अनुसार सर्च होता है। जैसे केवल केपिटल लेटर अथवा स्मॉल लेटर, जैसे आप चाहते है कि Match MATCH Match MATCH में से केवल केपिटल लेटर वाले MATCH को ही सर्च करें।
- Match Entire Cell Contents:- इस विकल्प के चेक बॉक्स को चेक करने पर वही सेल का टैक्स्ट सर्च होता है, जो Find What में दिए गए टैक्स्ट से मेच होता है। जैसे यदि फाईल में डाटा है, Friday, Fri, Fridays और यदि Find What में हम “Fri” डालते है, तथा इस विकल्प के चेक बॉक्स को चेक करते है,तो हमे केवल Fri ही मिलता है, क्योकि इसी सेल का डाटा Find What में डाले गए डाटा का एक्सेक्ट (हुबहू) मेच होता है।
b. Replace :–
इस विकल्प के द्वारा एक्सेल शीट की किसी सेल का डाटा दूसरे डाटा से बदल सकते है।
Find What विकल्प में दिया गया टैक्स्ट मेच होने पर कर्सर उस टैक्स्ट पर पहुंच जाता है तथा मेच होने वाला टैक्स्ट हाइलाईट हो जाता है जिसे Replace अथवा Replace All विकल्प के द्वारा Replace With में दिए गए टैक्स्ट से बदला जा सकता है।
इस विकल्प पर क्लिक करने पर एक नया डॉयलॉग बॉक्स खुलता है।
इसमें आपको निम्न विकल्प मिलता है:-
Find What:- इस विकल्प में वह टैक्स्ट डालना होता है, जिसे बदलना है।
Replace With:- इस विकल्प में वह टैक्स्ट डालना है, जिसे Find What में दिए गए डाटा के स्थान पर बदलना है।
Within:- एक्सेल शीट में एक से अधिक शीट हो सकती है, ऐसे में आप चाहे तो Find What में दिए गए टैक्स्ट को किसी एक शीट में ढूंढ सकते है, अथवा पूरी एक्सेल वर्कबुक में ढूंढ सकते है तथा उसे बदल सकते है।
Search:- इस विकल्प में आप यह सेट कर सकते है, Find What में दिए गए टैक्स्ट की सर्च रो में करनी है अथवा कॉलम में, तथा उसे बदल सकते है।
Look in:- इस विकल्प में आप यह सेट कर सकते है, कि Find What में दिए गए टैक्स्ट को Comments, Value अथवा Formula में सर्च करना है तथा उसे बदल सकते है।
Find Next:-इस विकल्प के द्वारा आप अगले टैक्स्ट को ढूंढ सकते है जिसे बदलना है।
Find All:- इस विकल्प के द्वारा Find What में दिए गए टैक्स्ट से मेच होने वाले सारे टैक्स्ट को एक साथ ढूंढा जा सकता है।
Replace:- इस विकल्प के द्वारा आप Find What में दिए गए टैक्स्ट से मेच होने होने वाले टैक्स्ट को Replace With वाले टैक्स्ट के साथ एक-एक करके बदला जा सकता है।
Replace All:- इस विकल्प के द्वारा आप Find What में दिए गए टैक्स्ट से मेच होने होने वाले सभी टैक्स्ट को Replace With वाले टैक्स्ट से एक सााथ बदला जा सकता है।
Match Case:- इस विकल्प के चेक बॉक्स पर क्लिक करने Find What में डाले गए टैक्स्ट के केस के अनुसार सर्च होता है, तथा उसे बदल सकते है। जैसे केवल केपिटल लेटर अथवा स्मॉल लेटर, जैसे आप चाहते है कि Match MATCH Match MATCH में से केवल केपिटल लेटर वाले MATCH को ही सर्च करें।
Match Entire Cell Contents:- इस विकल्प के चेक बॉक्स को चेक करने पर वही सेल का टैक्स्ट सर्च होता है, जो Find What में दिए गए टैक्स्ट से मेच होता है, तथा उसे बदल सकते है। जैसे यदि फाईल में डाटा है, Friday, Fri, Fridays और यदि Find What में हम “Fri” डालते है, तथा इस विकल्प के चेक बॉक्स को चेक करते है,तो हमे केवल Fri ही मिलता है, क्योकि इसी सेल का डाटा Find What में डाले गए डाटा का एक्सेक्ट (हुबहू) मेच होता है।
c. Go To:-
इस विकल्प के द्वारा आप एक्सेल फाईल में किसी एक सेल से दूसरी सेल, एक रो से दूसरी रो, एक कॉलम से दूसरे कॉलम में Jump कर सकते है।
इसमें आप Formula, Comments, Conditional Formatting आदि पर जा सकते है। साथ ही इसमें आपको Go to Special का विकल्प भी मिलता है, जिसमें आप आसानी से एडवांस विकल्पो का उपयोग कर सकते है।