MS Excel 2007 में “Data” टैब का उपयोग डेटा को मैनेज, एनालाइज और प्रोसेस करने के लिए किया जाता है। इसमें कई महत्वपूर्ण कमांड्स और टूल्स होते हैं जो डेटा को व्यवस्थित और फिल्टर करने में मदद करते हैं।
डाटा मेनू के अन्दर आप किसी दुसरे सॉफ्टवेर से डाटा ले सकते है, इन्टरनेट से किसी भी यूआरएल को ऐड करके उसके अन्दर की सभी टेक्स्ट अपने एक्सेल शीट में इन्सर्ट कर सकते है, इसके अन्दर आपको 4 ग्रुप मिलेंगे जो क्रमश: Connections, Sort & Filter, Data Tools तथा Outline इसका कार्य निम्नलिखित है-
Get External Data Group
कनेक्शन ग्रुप से पहले एक आप्शन दिया गया है जिसका नाम है Get External Data इसके मदद से आप अपने एक्सेल में किसी दुसरे सॉफ्टवेर जैसे Ms Access या किसी वेबसाइट से या फिर किसी दुसरे सोर्स से डाटा इन्सर्ट करने के लिए प्रयोग करते है।
- यह समूह आपको विभिन्न स्रोतों से डेटा आयात करने की अनुमति देता है, जैसे कि एक्सेस, वेब, टेक्स्ट फाइलें, और अन्य डेटाबेस।
From Access
इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेस की टेबल एक्सेल शीट पर इम्पोर्ट करने के लिए किया जाता है|
From Web
इस ऑप्शन का प्रयोग ऑनलाइन ब्राउज़र से टेबल एक्सेल शीट पर इम्पोर्ट करने के लिए किया जाता है|
From Text
इस ऑप्शन का प्रयोग नोटपैड जैसी टेक्स्ट फाइल एक्सेल शीट पर इम्पोर्ट करने के लिए किया जाता है|
From Other Sources
इस ऑप्शन का प्रयोग अन्य सोर्स जैसे XML, SQL etc. से एक्सेल शीट पर इम्पोर्ट करने के लिए किया जाता है|
Existing Connections
इस ऑप्शन पर क्लिक कर के हम उस फाइल का नाम देख सकते है जो हमारी शीट में जोड़ा गया था|
Connections Group
Connections गेट एक्सटर्नल डाटा में “फ्रॉम वेब” से जब भी कोई यूआरएल इनपुट करके डाटा प्राप्त करते है तब यह आप्शन उसकी सेटिंग करने के लिए प्रयोग करते है आप कनेक्शन के अन्दर जाकर
प्रॉपर्टीज चेक कर सकते है।
- यह समूह डेटा कनेक्शन को प्रबंधित करने के लिए उपयोग किया जाता है।
Refresh All
जब कोई फाइल शीट में इम्पोर्ट की जाती है| और इम्पोर्ट की गयी फाइल में बदलाब किया जाये तो उसे शीट में भी दिखने के लिए शीट रिफ्रेश की जाती है|
Connections
इस ऑप्शन में हमें इम्पोर्ट की गयी फाइल्स के नाम दिखाए जाते है| दिखाए गए नाम की पर माउस से क्लिक कर के हम शीट में उस डाटा पर सीधे पहुंच जाते है|
Properties
इस ऑप्शन की मदद से हम इम्पोर्ट की गई फाइल के लिए शीट से प्रॉपर्टी चेक कर सकते है|
Sort & Filter Group
Sort & Filter इसके मध्यम से आप अपने एक्सेल में सॉर्ट और फ़िल्टर आप्शन को लगा सकते है जिसका कार्य है-
Sort आप के डाटा को आरोही क्रम एवं अवरोही क्रम (A2Z, Z2A.) में प्रदर्शित करना।
- यह समूह डेटा को व्यवस्थित और फ़िल्टर करने के लिए उपयोग किया जाता है।
Sort
इस ऑप्शन की मदद से हम शीट में बनाई गयी टेबल के किसी भी कॉलम को सेलेक्ट कर के उसे बढ़ते या घटते क्रम में लगा सकते है|
Filter
इस ऑप्शन की मदद से हम टेबल में किसी रिकॉर्ड को फ़िल्टर कर के देख सकते है|
Clear
इस ऑप्शन का प्रयोग फ़िल्टर किये गए रिकॉर्ड को वापस नार्मल करने के लिए के लिए करते है|
Advanced
इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर के हम स्पेशल डाटा को फ़िल्टर कर के देख सकते है| जैसे- कॉमन करैक्टर से स्टार्ट होने वाले डाटा का रिकॉर्ड निकलना|
Data Tools Group
यह समूह डेटा को साफ और मान्य करने के लिए उपयोग किया जाता है।
Text to column
इस ऑप्शन की मदद से हम किसी कॉलम के टेक्स्ट को अलग-अलग कॉलम में बाँट सकते है|
Remove Duplicates
इस ऑप्शन की मदद से हम टेबल से डुप्लीकेट एंट्री को हटा सकते है|
Data Validation
इस ऑप्शन की मदद से हम एक्टिव सेल पर डाटा वेलिडेशन सेट कर सकते है जिसमे सेल में सेट किये गए कंडीशन के अनुसार ही डाटा भरा जा सके|
Consolidate
इस ऑप्शन की मदद से हम दो अलग-अलग शीट के डाटा को एक शीट में एक साथ दिखा सकते है|
What if Analysis
Scenario Manager
इस ऑप्शन की मदद से शीट में किसी रेंज में एक से अधिक रिकॉर्ड सेव करने के बाद उन्हें आपस में बदल-बदल कर दिखा सकते है|
Goal Seek
इस ऑप्शन का इस्तेमाल SUM की गयी वैल्यू तो डायरेक्ट एडजस्ट (कम या ज्यादा) करने के लिए करते है|
Data Table
डेटा तालिका का उपयोग आपके अंतिम परिणाम में देखे गए परिवर्तनों का विश्लेषण करने के लिए किया जाता है जब कुछ चर आपके फ़ंक्शन या सूत्र से बदल दिए जाते हैं।
Outline Group
यह समूह डेटा को समूहित और सारांशित करने के लिए उपयोग किया जाता है।
Group
इस ऑप्शन का प्रयोग सेलेक्ट किये गए एक से अधिक कॉलम और रौ को को ग्रुप करने के लिए करते है|
Ungroup
इस ऑप्शन का प्रयोग ग्रुप किये गए एक से अधिक कॉलम और रौ को ग्रुप से हटाने के लिए करते है|
Subtotal
इस ऑप्शन का प्रयोग एक जैसी श्रेणी वाले डाटा का Subtotal निकलने के लिए करते है|