वैसे तो इस टैब में बहुत से ऑप्शन होते है लेकिन इस टैब में उपस्थित ऑप्शन का इस्तेमाल जिस विशेष कार्य के लिए किया जाता है उसे निचे Step wise बताया जायेगा|
आपने देखा होगा की कोई ऑनलाइन वेबसाइट पर आप रजिस्टर करने के बाद कुछ फाइनल कार्य करते है तो आप पास ईमेल मैसेज या अन्य तरह का मैसेज उस साइट की तरफ से आता है उसमे एक मैसेज और आपका नाम व पता आदि होता है| और लगभग उसी तरह का मैसेज उस वेबसाइट के अन्य यूजर भी प्राप्त करते है जो आपकी तरह की वही कार्य कर रहे होते है|
इसके द्वारा आप कई लोगो के लिए लेटर एक साथ बना सकते है, साथ ही आप उन्हें एक साथ ई-मेल भी कर सकते है। तथा लोगो के नाम-पते की लिस्ट बना सकते है, जिससे आप बार-बार उपयोग कर सकते है, आपको बार-बार नाम-पते लिखने की आवश्यकता नहीं होती।
1. Create
इस ग्रुप की मदद से एन्वलप तथा लेबल बनाने के लिए प्रयोग करते हैं इसमें अपना फाइल और फोल्डर भी बना सकते हैं। इसमें दो विकल्प होते हैः-
- Envelopes:- इसके द्वारा आप एन्वलप प्रिंट कर सकते है, जिसमें आप पता एवं अन्य जो प्रिंट करना चाहते है, उसे टाईप कर सकते है।
- Labels:- इसके द्वारा आप लेबल प्रिंट कर सकते है, जिसमें आप अपनी आवश्यकतानुसार लेबर टाईप करके प्रिंट कर सकते है।
2. Start Mail Merge :-
इस विकल्प के माध्यम से आप मेल-मर्ज की प्रक्रिया को शुरू कर सकते है। इस Group से ही मेल मर्ज का प्रोसेस शुरू होता है। यहाँ आपको जिनको मेल भेजना होता है उनका लिस्ट तैयार कर सकते है यानि सेलेक्ट Recipients List, Create, Edit, Delete कर सकते हैं।
Select Recipients:-
इस विकल्प के माध्यम से आपको जिन लोगो को लेटर भेजना है, उनका नाम-पता आदि जानकारी की लिस्ट बनानी होती है। जो आप बार-बार उपयोग कर सकते है, तथा बार-बार लोगो के नाम-पते की जानकारी टाईप करने की आवश्यकतान नहीं होती है।
इसके Use Existing विकल्प से आप पहले से बनी हुई लिस्ट का भी उपयोग कर सकते है।
इस लिस्ट में निम्नलिखित जानकारी सेव कर सकते हैः- Title, First Name, Last Name, Company Name, Address, City, State, ZIP Code, Country or Region, Mobile/Phone Number, Email Address
Edit Recipient List:-
इस विकल्प के द्वारा आप बनाई गई लिस्ट को एडिट कर सकते है। इसमें आपको कुछ विकल्प मिलते हैः-
- Sort:- इसके द्वारा लिस्ट की एंट्री को सोर्ट कर सकते है।
- Filter:- इसके द्वारा लिस्ट की एंट्री में से अपनी आवश्यकतानुसार एंट्री को फिल्टर कर सकते है।
- Find Duplicates:- इस विकल्प के माध्यम से लिस्ट में डुप्लीकेट एंट्री को ढूंढा जा सकता है।
- Find Recipient:- इस विकल्प के द्वारा हम लिस्ट में किसी व्यक्ति का नाम पता ढूंढ सकते है, यदि लिस्ट में ज्यादा एंट्री हो तो यह विकल्प मददगार होता है।
- Validation addresses:- इसके द्वारा एड्रेस को वेलीडेट किया जा सकता है, ताकि एंट्री करते समय सही शब्द ही टाईप किया जाए।
3. Write & Insert Field :-
इस विकल्प के द्वारा आप मेल-मर्च प्रक्रिया में लेटर में रेसिपियंट लिस्ट से अपनी आवश्यकतानुसार फिल्ड को एड कर सकते है, लेटर हेतु ग्रिटिंग लाईन बना सकते है। साथ ही एड्रेस ब्लॉक कैसा दिखेगा यह भी सैट कर सकते है। इसमें निम्न आवश्यक विकल्प होते हैः-
- Highlight Merge Fields:- इसके द्वारा लेटर में इन्सर्ट की गई फील्ड को हाइलाईट किया जा सकता है।
- Address Block:- इसके द्वारा एड्रेस ब्लॉक को अपनी आवश्यकतानुसार बदला जा सकता है।
- Greeting Line:- इसके द्वारा लेटर में ग्रिटिंग लाईन को एडिट किया जा सकता है।
- Insert Merge Field:- इस विकल्प के द्वारा अपनी आवश्यकतानुसार एड्रेस लिस्ट से फील्ड को एड कर सकते है।
4. Previews Results:-
मेल-मर्ज की प्रक्रिया में इस विकल्प के माध्यम से रिजल्ड का प्रिव्यू देखा जा सकता है।
5. Finish:-
इस विकल्प के द्वारा मेल-मर्ज के अंतिम चरण की प्रक्रिया की जाती है। इसमें निम्न विकल्प होते हैः-
- Edit Individual Document:- इसके द्वारा हर व्यक्ति के लिए लेटर को में आवश्यक बदलाव किए जा सकते है।
- Print Documents:- इस विकल्प के द्वारा तैयार किए गए लेटरो को प्रिंट किया जा सकता है।