Microsoft Excel 2007 एक स्प्रेडशीट एप्लिकेशन है जो Microsoft Office 2007 सूट का हिस्सा है। यह डेटा एंट्री, गणनाएँ, और विश्लेषण के लिए उपयोग किया जाता है। Excel 2007 में, फ़ाइलों का डिफ़ॉल्ट एक्सटेंशन .xlsx होता है।
How to Open MS Excel 2007
पहली प्रक्रिया:-
- स्टार्ड बटन पर क्लिक करें, तथा दिखाई दे रहे नए आप्शन्स में ‘‘एम.एस. ऑफिस‘ पर क्लिक करें,
- अब नए विकल्प में से ‘‘एम.एस. एक्सेल‘‘ पर क्लिक करें।
दूसरी प्रक्रिया:-
- टास्क बार पर स्थित सर्च बार में ‘‘एम.एस. एक्सेल‘‘ टाईप करें।
- ‘‘एम.एस. एक्सेल‘‘ के आइकन पर क्लिक करें।
तीसरी प्रक्रिया:-
- टास्क बार पर स्थित सर्च बार में ‘‘एम.एस. आफिस‘‘ टाईप करें।
- क्लिक करनें पर आपको विभिन्न आप्शन मिलेंगे, जिसमें से ‘‘एम.एस. एक्सेल‘‘ के आइकन पर क्लिक करें।
वर्कबुक (Workbook)
एम एस एक्सेल की फाइल वर्कबुक कहलाती है| वर्कबुक वर्कशीट्स का समूह होती है अर्थात एक वर्कबुक में कई वर्कशीट शामिल की जा सकती है| एक वर्कबुक में डिफ़ॉल्ट रूप तीन वर्कशीट मिलती है |
वर्कशीट (WorkSheet)
वर्कशीट एक प्रकार की टेबल होती है जो रो और कॉलम से बनी होती है| वर्कशीट को ही स्प्रेडशीट कहते है |
कॉलम (Columns)
शीट में ऊपर से निचे की ओर चलने वाली सेल्स के समूह को कॉलम कहते है, इन्हे अल्फाबेट से रिप्रेजेंट किया जाता है| एम एस एक्सेल 2003 में ये A से शुरू होकर IV तक चलते है और इनकी कुल संख्या 256 होती है| एम एस एक्सेल 2007 में ये A से शुरू होकर XFD तक चलते है और इनकी कुल संख्या 16384 होती है |
रौ (Rows)
शीट में बायीं से दायी ओर चलने वाली सेल्स के समूह को रौ कहते है, इन्हे नंबर से रिप्रेजेंट किया जाता है | एम एस एक्सेल 2003 में इनकी कुल संख्या 65536 और एक्सेल 2007 में इनकी संख्या 1048576 होती है |
शैल (Cells)
जब रो और कॉलम एक दुसरे को काटते है तो छोटे छोटे बॉक्स बनते है जिन्हे सेल कहा जाता है | प्रत्येक सेल की अपनी पहचान होती है जिसे सेल रिफरेन्स या सेल एड्रेस कहते है |
सेल रिफरेन्स के प्रकार (Types of cell reference)
रिलेटिव सेल रिफरेन्स (Relative Cell Reference)
इसमें सेल रिफरेन्स के लिए पहले कॉलम की हैडिंग और फिर रो की हैडिंग जाती है –
उदहारण (Example) – A1 ( इसमें A कॉलम हैडिंग है और 1 रो हैडिंग है )
एब्सोल्यूट सेल रिफरेन्स (Absolute cell reference)
इसमें कॉलम और रो की हैडिंग लिखने से पहले डॉलर($) चिन्ह लगाना अनिवार्य है | उदहारण (Example)- $A$1
मिक्स्ड/हाइब्रिड सेल रिफरेन्स (Mixed/Hybrid Cell Reference)
इसमें एक बार डॉलर($) चिन्ह आता है चाहें तो कॉलम हैडिंग नाम से पहले अथवा रो हैडिंग नाम से पहले | उदहारण (Example)- $A1 अथवा A$1
MS Excel की रूपरेखा (Interface):-
आप जब एम.एस. एक्सेल को ओपन करते है, तो आपके सामने एक नई विंडो ओपन होगी, जिसे एम.एस. एक्सेल का इंटरफेस कहते है। इस विंडो में आपको कार्य करने हेतु विभिन्न विकल्प एवं टूल दिखाई देते है, जिनके बारे में नीचे दिया गया है-
1. टाईटल बार (Title Bar):-
एम.एस. एक्सेल इंटरफेस की सबसे ऊपरी लाईन को टाईटल बार कहते है, जो सामान्यत: गहरे हरे रंग की होती है।
इसे टाईटल बार कहने का कारण यह है कि इसमें आप जिस एक्सेल फाईल में कार्य कर रहे है, उसका नाम अर्थात टाईटल दिखाई देता है। इसके अलावा इसमें निम्न विकल्प होते है:-
a. Quick Access Toolbar :-
टाईटल बार के बांयी तरफ एक टूल बार होती है, जिसमें आप कार्य करते समय आवश्यक कार्य के लिए शॉटकर्ट बटन का उपयोग कर सकते है। इसमें निम्न टूल होते है-
- Auto Save:- इस बटन को ऑन करने पर आपकी फाईल अपने आप आपके द्वारा सेट किए गए बेकअप लोकेशन पर सेव हो जाती है।
- Save:- इस बटन के द्वारा आप अपनी फाईल को सेव कर सकते है अथवा सेव फाईल में किए गए बदलावों को संरक्षित कर सकते है।
- Undo:- इस विकल्प के द्वारा आप किए गए बदलाव को हटा सकते है।
- Redo:- इस विकल्प के द्वारा आप हटाए हुए बदलाव को वापिस कर सकते है।
एरो बटन:- यह एक छोटा सा ऐरो बटन होता है, जिसे क्लिक करने पर एक लिस्ट खुलती है, जिसके द्वारा आप इस ‘’क्वीक एक्सेस बार’’ में लिस्ट में दिए गए टूल में से कोई भी टूल एड कर सकते है, अथवा हटा सकते है।
b. Title Bar:-
इस बार में आपकी खुली हुई एक्सेल फाईल का नाम/टाईटल दिखाई देता है।
c. Search Bar:-
यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण विकल्प है। आप इस सर्च बार में किसी भी टूल अथवा विकल्प का नाम टाईप करके उसका उपयोग कर सकते है।
आपको किसी भी विकल्प को किसी भी मेन्यू में ढूंढने की आवश्यकता नहीं होती है। इसमें सर्च करने पर टाईप किया गया विकल्प/टूल अपने आप ओपन हो जाता है।
d. Account Name:-
एम.एस. एक्सेल/एम.एस. ऑफिस में आपने जिस नाम से लॉगिन किया है, वह नाम इस बार में दिखाई देगा।
e. Window Program Controller Bar:-
इस बार में एक्सेल फाईल को बंद करने आदि प्रकार के विकल्प होते है:-
- Display Ribbon Option:- इस विकल्प पर क्लिक करके आप मून्यू बार के टेब के कमांड/टूलबार (Ribbon) को शो तथा हाइड कर सकते है।
- Minimize Button:- इस विकल्प के द्वारा आप एक्सेल फाईल को मिनिमाइज कर सकते है। इस विकल्प के द्वारा मिनिमाईज करने पर आपकी फाईल नीचे टास्क बार पर आईकन के रूप में दिखाई देती है, जिस पर क्लिक करने पर आप फाईल को पुन: री-स्टोर कर सकते है।
- Restore Down/Maximize:- इस विकल्प पर क्लिक करके आप एक्सेल फाईल की विंडो को छोटा कर सकते है। इस विकल्प पर क्लिक करने पर छोटी हुई विंडो में इस विकल्प के स्थान पर Maximize बटन दिखाई देता है, जिसे क्लिक करने पर विंडो फिरसे अपने बडे आकार में आ जाती है।
- Close:- इस विकल्प पर क्लिक करने पर एक्सेल फाईल क्लोज/बंद हो जाती है।
2. Menu Bar (मेन्यू बार):-
इस विकल्प में एक्सेल फाईल में कार्य करने हेतु विभिन्न टेब जैसे File, Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Help होते है।
जिन पर क्लिक करके उस टेब से संबंधित टूल/रिबन को ओपन किया जा सकता है।
3. Ribbon:-
मेन्यू बार में दिए गए टेब पर क्लिक करने पर उस टेब से संबंधित कमांड तथा टूलबार को ओपन किया जाता है। यह टूलबार एवं कमांड जिस बार में दिखाई देते है, उसे रिबन कहते है।
4. Formula Bar:-
इस बार के माध्यम से एक्सेल के डाटा पर आप कोई भी फार्मुला लगा सकते है।
5. Work Area:-
एम.एस. एक्सेल फाईल में कार्य करने हेतु रो तथा कॉलम के रूप में ब्लेंक टेबल मिलती है, जिसे वर्क एरिया कहते है।
6. Column/Row Heading:-
एक्सेल फाईल में रो के बांयी ओर 1, 2, 3, …..संख्या कॉलम के ऊपर A, B, C, D ….. तथा दिखाई देता है, जिन्हें क्रमश: रो तथा कॉलम हेडिंग कहते है। इन पर क्लिक करके आप किसी भी कॉलम अथवा रो को सेलेक्ट कर सकते है।
7. Cell:-
रो तथा कॉलम जहां मिलता है, उस बॉक्स को Cell कहते है।
8. Scroll Bar:-
एक्सेल फाईल में दांयी तरफ फाईल के पेजों को ऊपर-नीचे करने के लिए स्क्रॉल बार होती है।
9. Status Bar:-
एक्सेल फाईल में वर्क एरिया के नीचे एक बार दिखाई देती है, जिसमें एक्सेल शीट Sheet1 Sheet2 दिखाई देता है, तथा एक प्लस का साइन दिखाई देता है, जिसके द्वारा हम नई एक्सेल शीट एड कर सकते है। साथ ही इसमें वर्क एरिया को जूम करने के लिए विकल्प तथा पेजव्यू आदि ऑपशन दिखाई देते है, इसे स्टेटस बार कहते है।
10. Active Cell:-
एक्सेल शीट में जिस सेल पर आपका कर्सर होता है, उसे एक्टिव सेल कहते है।