माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस | Microsoft Office

इस पोस्ट में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (what is ms office), MS Word, के बारे में विस्तार से सम्पूर्ण जानकारी उपलब्ध करवाई गई है जो सभी परीक्षाओं के लिए बेहद ही उपयोगी एवं महत्वपूर्ण है।

What is MS Office

 आविष्कार – 1988 में माइक्रोसॉफ्ट कंपनी (अमेरिका) द्वारा

– यह मुख्य रूप से एक पैकेज है जो विभिन्न प्रकार के सॉफ्टवेयर के संगठन से बना है।

– MS Office के पांच प्रमुख सॉफ्टवेयर निम्न है –

1. MS Word
2. MS Execl
3. MS Power point
4. MS Access
5. MS Outlook

1. MS Word (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड)

– माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (MS Word) एक प्रकार का वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है जिसका प्रयोग से डॉक्यूमेंट को बनाने, उसमें सुधार करने के लिए किया जाता है।

★ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के अवयव (Components of MS Word)

–  माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के निम्न अवयव होते हैं।

(1) Tital Bar (टाइटल बार) :- यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (MS Word) डॉक्यूमेंट में सबसे ऊपर एक रिबन (पट्टी) होती है, जो फाइल का नाम और जिस सॉफ्टवेयर में फाइल खुली रहती है उस सॉफ्टवेयर का नाम दिखाती है।

– टाइटल बार में 3 बटन होते हैं – मिनिमाइज, मैक्सिमाइज, क्लोज

(2) स्टैण्डर्ड टूल बार (Standard Toolbar) :- इसमें फाइल और टेक्स्ट संबंधी कार्यों के लिए टूल रहते हैं, जैसे – नई फाइल खोलना, पुरानी फाइल खोलना, फाइलों को सुरक्षित रखना।

(3) रिबन (Ribbon) :-  यह स्क्रीन के Top पर टाइटल बार के नीचे पट्टी होती है इसमें किसी कार्य को करने के लिए आदेशों का एक पैनल होता है।

(4) टैब (Tab) :- रिबन पर मेन्यू बार में कुछ बटन होते हैं इन बटन को टैब कहते हैं। इसका प्रयोग कैरेक्टर को संपादित करने, डॉक्यूमेंट का लेआउट बदलने, पेज के अनेक प्रकार के प्रीव्यू देखने, पेज में कोई नया चित्र, ग्राफ जोड़ने के लिए करते हैं।

– Tabs के अंतर्गत निम्नलिखित बटन आते हैं –

(i) होम टैब
(ii) इनसर्ट टैब
(iii) पेज लेआउट टैब
(iv) रिव्यु टैब
(v) व्यू टैब

(5) रूलर (Rular) :- यह डॉक्यूमेंट विंडो के टॉप पर और उसके बाएं तरफ दिखाई देता है इसका प्रयोग किसी डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट के क्षितिज और ऊर्ध्वाधर हाशिये को देखने के लिए करते हैं।

– रूलर्स दो प्रकार के होते हैं –

(i) क्षेतिज रूलर
(ii) ऊर्ध्वाधर रूलर

(6) स्टेटस बार (Status Bar) :- यह डॉक्यूमेंट से संबंधित कुछ सूचनाएं जैसे – पेज नंबर, करेन्ट पेज, टेम्पलेट, कॉलम नम्बर और लाइन नम्बर को दिखाता है। (MS Office Notes PDF)

(7) कर्सर (Cursor) :- इसे इनसर्शन पॉइन्टर भी कहते हैं यह किसी टेक्स्ट के प्राथमिक बिन्दु को दर्शाता है। यह जिस स्थान पर होता है उसी स्थान पर कोई टेक्स्ट टाइप होती है।

★ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की विशेषताएं (Features of MS Word)

– एम एस वर्ड (MS Word) की निम्नलिखित विशेषताएं होती है

(1) टेक्स्ट एडिटिंग (Text Editing) :-  एमएस वर्ड में टेक्स्ट को लिखना, लिखे हुए टेक्स्ट को एडिट करना, डिलीट करना, टेक्स्ट के कम्पोनेन्ट को मॉडिफाई करना आदि कार्य बहुत आसानी से होता है।

(2) फॉर्मेट टेक्स्ट (Format Text) :-  एमएस वर्ड में किसी टेक्स्ट या शब्द को अनेक प्रकार की शब्द डिजाइन से मॉडिफाई कर सकते हैं।

(3) इंडेंटेशन (Indentation) :- इंडेंटेशन का तात्पर्य पेज की बाउंड्री और टेक्स्ट के बीच अंतर से हैं इसके प्रयोग से टेक्स्ट और पेज बाउंड्री के बीच चारों तरफ से गैप को कम या ज्यादा कर सकते हैं।

(4) फाइंड एंड रिप्लेश (Find and Replace) :-  एमएस वर्ड में टाइप किए गए टेक्स्ट में से किसी विशेष कैरेक्टर या शब्द को आसानी से फाइंड किया जा सकता है।

(5) स्पेल चैक (Spell Check) :-   इसमें स्पेलिंग और ग्रामर को चेक करने की सुविधा होती है। यह ऑटोमेटिकली स्पेलिंग और ग्रामर की गलतियों को ढूंढता है और उसे सही भी करता है।

(6) मेल मर्ज (Mail Merge) :- मेल मर्ज के द्वारा एक पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकते हैं अथवा कुछ सुविधाएं सूचनाएं बदलते हुए किसी दस्तावेज की अनेक प्रतियां निकाल सकते हैं।

(7) ग्राफिक्स (Graphics) :- इसके द्वारा विभिन्न प्रकार की आकृति जैसे कि व्रत, आयत, रेखाएं, त्रिभुज आदि अनेक प्रकार की ड्राइंग आसानी से बना सकते हैं।

 नोट – एमएस वर्ड फाइल फॉरमैट .doc और .docx होता है

– एमएस वर्ड में किसी पैराग्राफ के लिए डिफाल्ट एलाइनमेंट स्टैंडर्ड होता है।
– एमएस वर्ड ctrl + Home के प्रयोग से कर्सर डॉक्यूमेंट के आरम्भ में पहुंच जाता है।

★ MS Word Shortcut Keys

New – Ctrl + N
Open – Ctrl + O या Ctrl + F12
Save – Ctrl + S या Shift + F12
Select – Ctrl + A
Print – Ctrl + P या Ctrl + Shift + F12
Print Preview – Ctrl + F2
Spelling – F7
Find, Replace – F5
Cut – Ctrl + X
Copy – Ctrl + C
Paste – Ctrl + V या Shift + insert
Undo – Ctrl + Z
Redo – Ctrl + Y

★ Formatting Toolbar Shortcut Keys

Style – Ctrl + Shift + S
Font – Ctrl + Shift + F
Font Size – Ctrl + Shift + P
Bold – Ctrl + B
Italic – Ctrl + I
Underline – Ctrl + U
Aligned Left – Ctrl + L
Centre – Ctrl + E
Justify – Ctrl + J