एम. एस. वर्ड फाइल में मेल - मर्ज करने की प्रक्रिया का अध्ययन करना

आवश्यकताएं (Requirements)

1 कम्प्यूटर सिस्टम (माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैक के साथ)

क्रियाविधि (Procedure)

1. Start – All Programs – MS office – Ms word पर क्लिक करें।

2. मीनू बार में Mailings ऑप्शन पर क्लिक करें। इसके बाद चित्र (1) के अनुसार step by step Mail Merge wizard ऑप्शन चुनें।

3. इसके बाद क्लिक करते ही विण्डो के दायीं ओर चित्र (2) के अनुसार select document type बॉक्स खुल जाएगा।

4. इसमें Document टाइप चुनकर नीचे लिखे next : starting document पर क्लिक करें।

5. चित्र (3) के अनुसार select starting document बॉक्स खुलेगा। इसमें निम्न प्रकार डॉक्यूमेन्ट चुनें।

(i) Use current document का चयन उस स्थिति में करते हैं जब हम पहले से ही मुख्य दस्तावेज बना चुके हों।

(ii) Start from a template की सहायता से हम टेम्पलेट का उपयोग कर नया दस्तावेज बना सकते हैं।

(iii) Start from existing document की सहायता से हम पहले से बने डॉक्यूमेन्ट को ओपन कर मुख्य डॉक्यूमेन्ट के रूप में काम में ले सकते हैं।

(iv) अब Next पर क्लिक करें।

6. Select Recipient : न्यू लिस्ट का निर्माण करें। इसके लिए Type new list को सलेक्ट करें। तत्पश्चात् Create पर क्लिक करें।

(i) अब new address list डायलॉग बॉक्स में डाटा को एंटर कर लिस्ट को बनाएं तथा Ok पर क्लिक करें। चित्र

(ii) अब लिस्ट को Save करें।

(iii) लिस्ट का निर्माण हो चुका है। Mail Merge wizard use an existing list पर स्वत: इस स्थिति में लौटेगा। अब Recipient list को एडिट करने का विकल्प प्रयोग किया जा सकता है।

(iv) Edit Recipient list को सलेक्ट करने पर mail merge recipient डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा जहां लिस्ट को एडिट किया जा सकता है। लिस्ट को एसेप्ट (Accept) करने के लिए OK पर क्लिक करें।